Pasamos toda nuestra infancia y adolescencia estudiando miles de teorías y adquiriendo millones de habilidades, hasta que llega el día donde una sola aguja del pajar es la responsable de tu actual puesto de trabajo. Quien diría que hace más de 100 años atrás, en Italia, un tal Vilfredo Pareto había pensado ya algo similar. 

En su libro Cours d'économie politique habló de su regla del 80/20, un principio que, como cuando éramos pequeños, muchos seguimos sin darnos cuenta y, en su aplicación consciente reside uno de los grandes trucos para que nuestros días sean más productivos.

Abajo encontraremos unos consejos sobre cómo sacarle todo el provecho posible a nuestros días ¡Manos a la obra!

¿Qué es y cómo surge el Principio de Pareto?

En 1896 Pareto se dió cuenta que el 80% de la propiedad de la tierra en Italia estaba controlada por el 20% de la población, y el otro 80% de la población italiana se dividía el 20% restante, de esta manera determinó que este grupo minoritario tenía el control político sobre la población restante.

Pasaron los años y en la década de los 40 Joseph Juran, quien se especializó en optimizar el control de calidad de los productos, popularizó, basado en las ideas del italiano, la regla del 80/20, también conocida como los «pocos vitales y muchos triviales», donde expone que el 80% de las consecuencias son producidas por el 20% de las causas.

Hoy, esta idea es piedra angular en la gestión de las empresas y en recursos humanos, mediante este principio, las empresas se concentran en el 20% de las causas que generan el 80% de sus pérdidas, de esta manera ahorran recursos y tiempo, que a su vez invierten en el 20% de las actividades que les genera el 80% de las ganancias.

Uno mismo, al igual que una empresa, puede mejorar su gestión del tiempo y organizar sus tareas en orden de prioridades. Lo cierto es que en la mayoría de los casos, tan solo el 20% de la información que recibimos nos permitirá hacer el 80% de nuestras tareas.

En algunas ocasiones, cuando estudiamos o estamos preparando algún informe, nos encontramos con páginas y páginas de material e, inevitablemente, tendemos a divagar. Esto ocasiona que tengamos que releer una y otra vez lo mismo, por interminables horas, cada vez más frustrados, enfocados en trivialidades. Apegados a la regla de Pareto, comprenderemos que no es necesario leer cada adjetivo, aprenderse de memoria cada página; basta con tener una idea general de las ideas del autor, con comprender ese 20% fundamental de su teoría. 

Así como podemos identificar ese 20% de las teorías que nos permiten cumplir con el 80% de nuestros deberes, es menester identificar ese 20% de las actividades en nuestra vida que nos dan el 80% del crecimiento y satisfacción.

No es una tarea fácil, y debemos enfrentarnos con nosotros mismos para lograrlo, pero los resultados ¡Vaya sí lo valen! En la capacidad de dominar el principio de Pareto está el truco para poder construir los hábitos clave.

Empezar con cosas sencillas como descubrir cuáles son las app que usamos el 80% del tiempo en el celular, cuáles de los cientos de canales son los que vemos el 80% de las veces, en qué momento del día hacemos el 80% de mi trabajo, qué aptitud nos permite el 80% de nuestro crecimiento.

Beneficios de aplicar la regla del 80/20

Como podemos ver, llevar la regla del 80/20 a nuestra vida diaria nos puede ayudar a obtener mejores resultados en un menor tiempo, mientras que nos será de gran ayuda para romper con los malos hábitos, ya que al darnos cuenta de cuál es ese 20% de nuestras acciones que nos perjudican, podremos resolver el 80% de nuestros problemas.

Si por ejemplo, solemos llegar tarde al trabajo, y nos damos cuenta que antes de salir, vemos siempre un capítulo de nuestra serie favorita. Con dejar de hacerlo podríamos asegurarnos llegar puntualmente y así cumplir con la primera meta del día, dándonos predisposición para lograr lo que nos propongamos en el día. 

Con la aplicación del principio de Pareto podremos organizar mejor nuestro tiempo y prioridades y pronto veremos cómo somos cada vez más eficientes en el trabajo, los estudios e incluso los hobbies.

Dentro de todos los beneficios que obtendremos, nos daremos cuenta que la regla del 80/20:

1. Mejora la gestión del tiempo

Una vez entendamos el valor del tiempo, podremos ser conscientes de nuestras fechas límite y concentrar nuestros esfuerzos en las tareas prioritarias para evitar retrasar las metas. Así, si tenemos que organizar toda una casa, nos concentraremos en mover los muebles más grandes que determinan el estilo de la casa antes que el sinfín de adornos que pueda haber.

2. Potencia nuestro crecimiento personal

Cuando comencemos a aplicar este principio, obtendremos pequeños logros personales que nos permitirán establecer nuevas metas en nuestra vida. Si nuestra meta es convertirnos en un corredor de primera, enfocando nuestros esfuerzos en la técnica de carrera y en la fuerza explosiva necesaria para dar rápidas zancadas, nos daremos cuenta que conseguimos una mejora continua más pronunciada y con menor esfuerzo en comparación a los entrenamientos más integrales y menos focalizados.

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3. Reduce el estrés o la ansiedad

Cuando los resultados obtenidos no van acorde al esfuerzo que sentimos que hicimos, y no logramos identificar qué hábitos nos mantienen así, es normal que nos sintamos frustrados e incapaces de alcanzar nuestras metas. Por tanto, es importante aprender a dejar en un segundo plano ese 80% de cosas poco vitales y enfocarnos en ese 20% útil.

Así que la próxima vez que tengamos que entregar un informe importante, dejemos a un lado el celular, las noticias o las redes sociales, y enfoquémonos en buscar la información que necesitamos para lograr una tarea óptima.

4. Mejora la capacidad de priorización

Una vez sepamos cuáles son esas actividades que nos potencian el crecimiento y mejoran la forma general de nuestra vida diaria, sabremos en qué actividades enfocar nuestros esfuerzos. Y, sobre todo, en qué actividades no debemos preocuparnos. De modo que quizás no debamos gastar el 80% de nuestro dinero en comprar café afuera todos los días y en cambio, invitar a un amigo a tomar café hecho en casa de vez en cuando.

5. Estimula nuestra productividad

Sin duda, el principal beneficio. Poner gran parte de nuestra atención en los aspectos realmente importantes de nuestras rutinas y actividades. Nos daremos cuenta como con simplemente hacer un bosquejo de lo que queremos y qué necesitamos para lograrlo, nos será mucho más fácil seguir el plan que andar en la deriva, perdiendo el tiempo en nimiedades.

6 consejos para incluir la ley de Pareto en tu rutina

Sabemos que la primera vez no va a ser fácil, e iremos contra lo que creemos que es nuestro instinto hasta que podamos acostumbrarnos a aplicar el 80/20 en nuestro día a día, así que tenemos 6 consejos para que sea más fácil lograrlo:

1. Aplica la Ley del mínimo esfuerzo

Esta ley se trata de buscar maneras sencillas de lograr nuestras exigencias diarias de una forma más inteligente y eficiente. No siempre podemos controlar lo que nos ocurre, así que es importante abrir nuestra perspectiva a las posibilidades que tenemos en lograr nuestros objetivos.

Por ejemplo, si estás buscando una mejor alimentación, no pasa nada porque un día disfrutes de comida no tan sana, lo importante es seguir enfocados en el objetivo  y mantener una dieta balanceada.

2. Organiza e identifica tus actividades y objetivos.

¿Cómo definir nuestro 20% de éxito, si no somos conscientes del 80% que nos obstaculiza? Evalúa tu rutina y define cómo ordenar tus tareas para lograr de una manera productiva lo que te propongas.

3. Adiós a la procrastinación

No dejes para mañana lo que puedes hacer hoy, identifica tus momentos de mayor productividad y pon en marcha esas tareas prioritarias para luego dejar parte de tu día a esas cosas “secundarias” o sencillas de acabar. Sin duda, saber como evitar la procrastinación es clave para aplicar consicentemente la ley de Pareto.

4. Guarda un tiempo para ti

Recuerda que el Principio de Pareto es muy útil para enfocarnos en nuestras tareas y metas más importantes, pero nunca debemos dejar a un lado esos ratos de ocio y tiempo libre que nos permiten crear un balance en nuestra vida.

5. No lo limites sólo al trabajo

Si bien es una herramienta increíble para incrementar la productividad en el área laboral, la Regla 80/20  también nos puede ayudar a ser mejores en nuestros hobbies y sentirnos cada vez más realizados y felices.

6. Consigue un equilibrio

Es cierto que te puede bastar con descubrir qué 20% te genera la mayor cantidad de beneficios, pero no por eso dejes completamente de lado el otro 80%. Si quieres hacer algo que sabes que está en ese 80% o sientes que deberías, no dudes en hacerlo. Recuerda que el diagrama de Pareto es un lineamiento, no una obligación sobre la cual regir tu vida.

De manera que gracias a un economista italiano de hace más de 100 años, tenemos una herramienta que, después de un poco de introspección, nos puede ayudar no solo a ser más eficientes, sino a sentirnos mejor con nosotros mismos y poder conseguir metas cada vez más ambiciosas.

«La simplicidad se trata de dos simples pasos: identifica lo esencial. Elimina el resto» - Leo Babauta.